Van spreadsheet naar digitaal gemak: Hartwig live met Hartwig klantenportaal

05-06-2026

Hartwig Medical Foundation (Hartwig) is recent live gegaan met haar portaal voor aanvragen voor WGS-analyses . Voor ziekenhuizen een interessante aanvulling op de dienstverlening van de organisatie, want die komt de gebruiksvriendelijkheid en veiligheid ervan duidelijk ten goede. Bovendien geeft het portaal de behandelend arts verdiepende informatie.

Op de foto: links Marloes Willemsen, rechts Immy Riethorst

Met de introductie van het klantenportaal heeft Hartwig een belangrijke stap gezet voor de ziekenhuizen die gebruikmaken van haar dienstverlening. “Het is veel gebruiksvriendelijker geworden”, vertelt laboratorium lead Immy Riethorst. “Voorheen werd alle informatie over het aanmelden van samples voor WGS-analyse alleen op papier of in spreadsheets uitgewisseld. Dit leidde tot een situatie waarin oude versies van formulieren een eigen leven konden gaan leiden. De rapporten ontvingen inzenders eerst van ons per mail, daarna via een extern online platform Nextcloud.”

In het portaal kunnen de ziekenhuizen de rapporten van patiënten voor wie Hartwig sequencing heeft uitgevoerd direct downloaden. “Behalve gebruiksvriendelijker is dit ook veel veiliger”, zegt lab coördinator Marloes Willemsen. “Patiëntgegevens via mail versturen is natuurlijk niet wenselijk.”

Vragen over het rapport

“Wat uiteraard blijft is de mogelijkheid om Hartwig gerichte vragen te stellen of een uitlegsessie door onze Klinische Moleculair Biologen in de Pathologie (KMBP) aan te vragen als het interpreteren van de onderliggende data die nu beschikbaar is gekomen complex is”, licht Riethorst toe.

Livegang

Het online klantportaal is onlangs live gegaan voor alle ziekenhuizen die voor WGS-analyse een samenwerking met Hartwig hebben, in eerste instantie om uitslagen te delen. “We hebben gevraagd aan ziekenhuizen waar zij op dit gebied behoefte aan hebben”, vertelt Riethorst. “Die behoefte bleek vooral te liggen bij het aanmelden van samples voor WGS-analyse en uitslagen.”

“Op basis van die behoefte heeft ons ICT-team het portaal gebouwd en getest. In eerste instantie is dit intern gebeurd, daarna met één ziekenhuis. Op basis van de resultaten is het langzaam uitgebreid, zodat de resultatenmodule nu voor alle ziekenhuizen beschikbaar is. Inmiddels gebruikt een aantal ziekenhuizen deze al”, zegt Willemsen. “We breiden dit stapsgewijs uit.”

Gedegen voorbereid

Hartwig heeft het proces van implementatie zorgvuldig voorbereid voor de ziekenhuizen. Riethorst vertelt: “Voor de grote ziekenhuizen hebben we persoonlijke demonstraties gegeven, deels online en deels fysiek. Daarbij hebben we ook meteen getest of de verbinding voor toegang tot beide modules goed tot stand kwam.”

De kleinere ziekenhuizen zijn via email geïnformeerd met slides met gebruiksaanwijzingen. “Moeilijk was het niet voor de gebruikers”, zegt Willemsen, “want de nieuwe werkwijze komt overeen met wat ze vanuit de oude situatie al kenden.” Ziekenhuizen hebben nu meer informatie tot hun beschikking. Niet alleen het OncoAct WGS-rapport, maar ook de onderliggende data waarop dat rapport gebaseerd is.

“Ook voor onszelf is het portaal een voordeel ten opzichte van hoe we tot voor kort werkten”, zegt Willemsen. “Papieren registratieformulieren zijn soms slecht leesbaar. Bovendien moesten we alles inscannen en opslaan. En alle PDF’s moesten na drie maanden weer worden verwijderd omdat ze patiëntinformatie bevatten. Aan de achterkant hadden wij er dus veel werk aan en het is goed dat dit nu minder foutgevoelig is en geautomatiseerd.”

Positieve reacties

Het portaal is bedoeld voor de betrokken gebruikers: de artsen, pathologen en klinisch moleculair biologen in de pathologie. Patiënten hebben geen directe toegang. “De onderliggende data die het portaal biedt betekent wel dat met de beschikbare informatie meer specifieke patiëntvragen kunnen worden beantwoord”, zegt Willemsen. “Bovendien is de manier waarop de data wordt gedeeld veilig, wat natuurlijk ook in het belang van de patiënt is.”

De reacties vanuit de ziekenhuizen zijn positief. “Niet alleen over het feit dat ze nu meer informatie tot hun beschikking hebben, maar ook omdat het systeem heel gebruiksvriendelijk is”, zegt Riethorst.

Voorbeeld van een scherm in het Hartwig klantenportaal

Inloggen

“Gebruikers bij ziekenhuizen die zijn aangesloten via SURFconext loggen in met het account dat zij ook gebruiken binnen hun ziekenhuis; de toegang wordt door het ziekenhuis beheerd. Dat scheelt hen een extra account, met de dingen die hierbij komen kijken zoals een wachtwoord en de twee-factor authenticatie.

Gebruikers bij andere ziekenhuizen hebben een inlogaccount voor het Hartwigportaal, dat door Hartwig wordt beheerd.

Voor de gebruikers is duidelijk aangegeven welke rapporten nieuw zijn en welke al eerder zijn geopend of gedeeld.” Willemsen: “Eventuele veranderingen voeren we op de achtergrond in. Daarvan hebben ze dus geen last.”

Vervolgstappen

Met het nieuwe portaal is, zo stelt Riethorst, een goede eerste versie neergezet voor aanmelden van samples voor WGS-analyse en uitslagen. “Een dergelijk systeem is natuurlijk nooit af”, zegt ze. “We willen nu in een dashboard zichtbaar maken voor een ziekenhuis welke informatie is aangeleverd, om die te tracken en om direct te kunnen zien of die compleet is. We zullen beetje bij beetje nieuwe functionaliteiten toevoegen.”

Aan de analyses en rapportages die Hartwig biedt aan de ziekenhuizen die haar dienstverlening gebruiken verandert niets. “Het feit dat we met het portaal versimpeling in de logistiek van WGS-analyse bieden kan wellicht wel een reden zijn voor andere ziekenhuizen om deze dienstverlening ook te gaan gebruiken”, zegt Riethorst afsluitend.